С 1 сентября 2026 года для ряда перевозочных и экспедиторских документов действует обязательный электронный формат. В первый месяц Минтранс сообщил о большом объёме оформлений, но одновременно назвал задержки подписей получателей и складов. Для руководителя это разные вещи: документ вошёл в процесс — ещё не значит, что он прошёл все требуемые этапы.
Кого касается электронная транспортная накладная
Электронные перевозочные документы (ЭПД) — общий класс документов, которые оформляют при перевозке грузов и экспедировании. Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — один из таких документов для автомобильной перевозки. Поэтому ЭПД и ЭТрН — не синонимы: первая формулировка охватывает несколько типов документов, вторая называет конкретную накладную.
С 1 сентября 2026 года обязательный электронный формат применяется к перечисленным законом группам: в частности, к транспортной накладной и заказу-заявке при автомобильных перевозках, железнодорожной накладной, грузовой авианакладной и экспедиторским документам. Для обычной внутренней автомобильной перевозки по договору транспортная накладная по общему правилу формируется как ЭТрН. Бумажная форма остаётся для прямо перечисленных случаев приказа Минтранса № 262.
Один из таких случаев — перевозка по договору, где грузоотправитель и грузополучатель являются одним лицом: здесь оформляют бумажную транспортную накладную, а не обходятся без неё. В актуальной редакции также названы перевозки для личных нужд физлица и каботаж перевозчиком из государства ЕАЭС. Один из узких случаев — иностранное юридическое лицо в роли грузоотправителя или грузополучателя, сведения о котором не включены в государственный реестр. Приказ также оставляет бумажную форму при отдельных сбоях, которые требуется зафиксировать, и при отсутствии доступа к интернету.
Перевозка собственного груза своим транспортом без договора — другой случай: транспортная накладная не требуется. Накладная подтверждает договор перевозки; по статье 785 ГК РФ перевозчик доставляет вверенный ему отправителем груз, а отправитель платит за перевозку. Если перевозчик нанят по договору, освобождение для самостоятельного перемещения к поездке не относится.
Международные автомобильные перевозки регулируются международными договорами России. CMR применяется к договору дорожной перевозки груза за вознаграждение, если места погрузки и доставки находятся в разных странах и хотя бы одна из них является участницей Конвенции. 15 октября 2026 года состоялся отдельный пилотный рейс e-CMR Астана—Москва; это пилот, а не общий режим для всех международных перевозок.
ЭТрН оформляют четырьмя файлами обмена по ролям
Если договором не установлено иное, транспортную накладную составляет грузоотправитель. Действующий формат предусматривает четыре обязательных файла обмена: отправитель фиксирует груз и погрузку, перевозчик — приём, получатель — фактическую приёмку, перевозчик — выдачу. Это не один файл с общей подписью: каждый участник подписывает часть, соответствующую его роли и этапу.
| Файл обмена | Что фиксируется | Кто подписывает |
|---|---|---|
| Информация грузоотправителя | Условия перевозки, сведения о грузе, автомобиле и водителе, предъявление груза и погрузка | Грузоотправитель или лицо, фактически осуществляющее погрузку |
| Информация перевозчика о приёме | Принятие вверенного груза и фактические обстоятельства погрузки | Перевозчик |
| Информация грузополучателя | Приём груза и фактические характеристики полученного груза | Грузополучатель или уполномоченное им лицо |
| Информация перевозчика о выдаче | Выдача груза получателю или уполномоченному лицу и обстоятельства выдачи | Перевозчик |
В файле грузоотправителя указывают участников и существенные условия перевозки, автомобиль и водителя, груз и сопроводительные документы, факт предъявления груза и погрузки. Приём и выдача оформлены разными файлами перевозчика: первый фиксирует принятие груза и обстоятельства погрузки, второй — передачу грузополучателю или уполномоченному лицу. Поэтому перевозчик подписывает две разные части — при приёме и при выдаче.
Получатель подписывает свою часть сам либо через лицо, уполномоченное подписывать накладную от его имени. Подпись в файле отправителя может поставить участник, который фактически выполняет погрузку. Подписанты используют усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Формат не называет склад отдельным обязательным подписантом. В зависимости от исполнения договора и соглашения сторон могут добавляться файлы о переадресовке, замене водителя или автомобиля и первичные учётные документы; они не входят в обязательные четыре файла для каждой перевозки.
Накладная остаётся незавершённой, если отсутствует одна из требуемых частей или подписей. Минтранс сообщил о задержках подписания получателями и конечными складами; это наблюдение объясняет, почему оформленный документ и завершённый маршрут подписей — разные состояния.
Первый месяц показал масштаб оформления и задержки на финише
По данным Минтранса о первом месяце обязательного режима, через государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) прошло более 39 млн оформленных документов. В том же сообщении участниками электронного документооборота названы свыше 545 тыс. компаний из 83 регионов, а пик нагрузки достигал 1,9 млн документов за сутки. Это три разных среза: месячный объём документов, число компаний-участников и суточный максимум.
Минтранс также сравнил месячный объём с более чем 70% количества документов за предыдущие четыре года и назвал его почти пятикратным среднемесячным объёмом до 1 сентября 2026 года. Эти сравнения описывают быстрый рост потока в системе за первый месяц обязательного режима.
«Грузополучатели и конечные склады нередко задерживают подписание своей части накладной, и документ остается в незавершенном статусе».
Минтранс России; сообщение от 5 октября 2026 года, опубликованное CNews
CNews также сообщает, что часть мелких перевозчиков и индивидуальных предпринимателей ещё не оформила электронные подписи и осторожно подходит к подключению.
Руководителю нужен показатель полного закрытия
Если компания следит только за количеством выпущенных ЭПД, она видит начало и масштаб потока, но не его завершение. Полезный управленческий показатель — доля накладных, где собраны все требуемые подписи, среди документов, для которых к выбранному моменту уже наступил последний этап. В числитель попадают завершённые документы, в знаменатель — сопоставимая группа, где финальная подпись уже ожидается.
Считать этот показатель лучше отдельно по одинаковым сценариям: не смешивать разные виды документов и схемы участников в один процент. Иначе общая доля может скрыть, что основная очередь возникает только в одном типе перевозок или на одном этапе. Смысл не в сложной системе KPI, а в том, чтобы сопоставлять документы, проходящие одинаковый путь.
Для такой картины руководителю нужны не только итоговый статус, но и несколько полей, которые объясняют, где остановился документ:
- какая требуемая часть или подпись ещё отсутствует;
- какой предусмотренный форматом участник или подписант должен сделать следующий шаг — грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель, фактически осуществляющее погрузку лицо либо уполномоченное грузополучателем лицо;
- сколько времени прошло с момента, когда наступил этот этап, до подписи;
- в каких типах документов, контрагентах или местах приёмки ожидание повторяется чаще.
Частые вопросы
Нужна ли электронная транспортная накладная?
Для внутренней автомобильной перевозки по договору — по общему правилу да, с 1 сентября 2026 года. Собственный груз, который компания везёт своим транспортом без договора перевозки, не требует накладной. Если по договору грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо, предусмотрена бумажная транспортная накладная. Для международной перевозки, подпадающей под условия CMR, действует режим конвенции; пилот e-CMR 15 октября 2026 года не является общим режимом.
Кто должен оформлять электронную транспортную накладную?
Если договором не установлено иное, её составляет грузоотправитель. Формат предусматривает четыре файла обмена; грузополучатель подписывает свою часть сам или через уполномоченное лицо, а часть о погрузке может подписать фактически выполняющий её участник. Отдельный склад не назван обязательным подписантом.
Как заполнять электронную транспортную накладную?
Формат предусматривает четыре части: отправитель фиксирует сведения о грузе и погрузке; перевозчик — приём; получатель — фактическую приёмку; перевозчик — выдачу. Каждый файл подписывает соответствующая роль или прямо уполномоченный подписант.
Как работать с электронными перевозочными документами?
Отслеживать документ по требуемым этапам и отличать созданную накладную от завершённой всеми нужными подписями. Для внутреннего контроля полезно видеть, какая подпись ожидается и сколько длится ожидание; общий объём оформлений этого не заменяет.
Источники
- «Месяц обязательных ЭПД: 39 млн документов – более 70% объема за четыре предыдущих года» — CNews, 5 октября 2026 г.
- Федеральный закон № 140-ФЗ, ст. 5 — КонсультантПлюс, 7 июня 2025 г.
- Приказ Минтранса № 262, текущая редакция от 02.09.2026 — КонсультантПлюс, 1 июня 2026 г.
- Федеральный закон № 259-ФЗ, статья 8 — КонсультантПлюс, 8 ноября 2007 г.
- Формат электронной транспортной накладной, приказ ФНС № ЕД-7-26/1065@, редакция от 24.07.2026 — КонсультантПлюс, 9 декабря 2021 г.
- Конвенция о договоре международной дорожной перевозки грузов (КДПГ/CMR), статья 1 — КонсультантПлюс, 19 мая 1956 г.
- Первая пилотная перевозка e-CMR Казахстан—Россия — Interfax, 15 октября 2026 г.
- Федеральный закон № 259-ФЗ, статья 1, часть 3 — КонсультантПлюс, 8 ноября 2007 г.